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Gegenwärtig sind die unterschiedlichen Sammlungen und Gebäude nutzerspezifisch vergeben: Die Bibliothek befindet sich in Obhut der Universität Erfurt, das Archiv stellt eine Landeseinrichtung dar, die musealen Sammlungen sind in einer Stiftung zusammengefasst und das Schlossgebäude befindet sich samt seiner Gartenanlagen in Trägerschaft der Stiftung Thüringer Schlösser und Gärten. Seit 1990 konnten große Teile der Sammlungen neu geordnet und erschlossen werden, sei es durch Bestandskataloge der musealen Sammlungen, sei es durch Digitalisierung und ein Verzeichnis der Bibliotheks- und Archivbestände. Die so erschlossenen Bestände sind nun einer breiten Öffentlichkeit wie aber auch den internationalen Forschungseinrichtungen zu öffnen.
Aufgabe ist es nun, das Schloss und das Museumsgebäude durch ein gemeinsames Außenmagazin zu entlasten und die Sammlungen neu zu ordnen. Bibliothek und Archiv sollen somit ihre Außenwirkung für internationale Forschungsvorhaben verstärken, in der musealen Präsentation muss der barocke Universalgedanke erhalten bleiben, das barocke Gebäude mit seinen historisch einmaligen Gartenanlagen soll für eine breite Öffentlichkeit wieder erfahrbar werden und dennoch sind die kunstgeschichtlichen, historischen und naturkundlichen Sammlungen in ihrer Eigenständigkeit zu bewahren. Trotz der unterschiedlichen Trägerschaften muss für den Besucher ein einheitliches Ensemble entstehen, für das auch ein einheitliches Corporate Design zu schaffen ist.
Weiterhin gilt es, bei einer Neuordnung der Sammlungs- und Museumslandschaft in Gotha die bisher erbrachten Vorleistungen zu bedenken und in einen Gesamtplan zu integrieren; dies gilt insbesondere für den Masterplan zur baulichen Nutzung von Schloss Friedenstein. Im Wesentlichen weist dieser Plan Nutzungsflächen für die Bibliothek, das Archiv und die musealen Einrichtungen auf, daneben aber Gemeinschaftsräume wie Ausstellungs-, Seminar- und Saalflächen, die von allen Einrichtungen gemeinsam genutzt werden sollen, um die Effizienz der baulichen Veränderungen zu verstärken.
Folgende Abschnitte der Neukonzeption wurden bereits umgesetzt:
2009:
2010:
2011:
2012:
2013




